L’inventaire d’archives n’est pas une énumération, une simple liste de tous les documents présents dans votre archive. Il s’agit d’un instrument de recherche qui permet à ceux qui doivent consulter les archives de retrouver facilement et rapidement les documents qui les intéressent. L’inventaire d’archives présente d’autres avantages, dont certains seront passés en revue dans cet article.
Une question d’efficacité
Externalisez la mise en place de l’inventaire d’archives au sein de votre entreprise. Dans ce domaine, rien ne vaut une solution sur-mesure. Seuls un expert ou une agence spécialisée dans l’archivage peuvent la créer. L’avantage principal d’un inventaire d’archives est la possibilité d’avoir une présentation facilement compréhensible, détaillée et précise de l’ensemble des documents présents dans vos archives. Généralement, le système de cotes est adopté dans les solutions d’inventaire d’archives. Il est associé à d’autres méthodes pour plus de rigueur dans les classements. L’inventaire d’archives aboutit à la catégorisation des différents documents de vos archives. Les catégories sont rangées au sein de dossiers dont l’ensemble constitue ce que l’on appelle un fonds d’archives. Cette description démontre combien la précision est essentielle en matière d’archivage. Elle met également en avant le fait que l’inventaire d’archives doit être mis en œuvre par une personne expérimentée avec une forte capacité de synthèse et d’analyse. Encore une fois, l’objectif est que tous les individus qui viennent consulter les archives ne perdent pas de temps dans les recherches avant d’enfin mettre la main sur les documents qui l’intéresse.
D’autres avantages
Les retombées positives d’un inventaire d’archives ne se limitent pas à des questions d’efficacité, c’est-à-dire, de rapidité et de facilité quant à la recherche des documents. L’instauration de cet instrument garantit une excellente conservation des archives : cela signifie que le propriétaire des archives n’aura aucun problème à respecter leurs durées légales de conservation. Cela signifie également que les conservations peuvent se faire sur des années sans qu’aucune dégradation ne survienne sur les documents. En outre, il rend possible la traçabilité des documents figurant dans les fonds d’archives. Rapidité de recherches, facilité de mise à disposition, traçabilité, conservation, protection : voilà quelques-uns des atouts de la mise en place d’un inventaire des archives. Tous ces points sont essentiels, car ils permettent d’avoir des archives de très grande qualité et exploitables à tout moment. C’est ce qui se produit lors d’un litige par exemple : il peut arriver que les documents conservés dans les archives puissent être utilisés comme preuves. S’ils sont en excellent état, ce sera un bon point pour le dossier en cours d’instruction au tribunal. Autre conseil, pour une bonne gestion des archives en interne, pensez à confier celle-ci à un employé qui a suivi une formation dans ce domaine. Ou alors, offrez une formation au salarié qui tiendra cette fonction. L’idéal serait d’avoir un employé à la fois expérimenté et formé en matière d’archivage. Pour finir, les types d’inventaire des archives doivent être pris en compte dans la mise en place d’une méthode d’inventaire des archives au sein d’une entreprise ou d’une organisation.
