A l’heure de la mondialisation, les horaires de travail classique ne peuvent plus être respectés. De nombreux secteurs échappent à la règle de 9h-17h. Les entreprises ont besoin de tourner 24/7 ou au moins à des heures tardives. En même temps, les travailleurs doivent aussi respecter un volume horaire précis pour rester dans la légalité. Si ce dilemme vous concerne, retrouvez dans les prochaines lignes quelques astuces pour mieux planifier l’horaire de travail.
Déterminer la fluctuation des demandes en main d’œuvre
Avant de planifier les horaires de travail dans la société, il faut commencer par dresser le planning des missions. Un tableau de bord sur lequel figure la fluctuation des commandes doit servir de base. Dans le cas où plusieurs employés assurent la même fonction, ils doivent se relayer pour couvrir toute la plage horaire qui demande leur présence. Au final, il faudra remplir une grande grille sur laquelle les noms des employés figurent, tout comme leurs horaires respectifs. La somme des heures de présence en une semaine doit aussi correspondre au volume réglementaire hebdomadaire pour la profession. Cette quantité est de 35 h en moyenne par employé, mais elle varie d’une profession à l’autre. Pour un agent de sécurité, il faut remplir 47,5 h. Ce sera 43 h pour les conducteurs des poids lourds, etc.
Outil pour planifier les horaires de travail
La planification est une tâche assez difficile. Elle peut se faire sur un tableau blanc de grande taille. Un tableur de type Microsoft Excel sera également un excellent moyen d’avoir une vue d’ensemble. Cet outil a la particularité de permettre de calculer le volume horaire instantanément. Cela dit, Excel montre aussi ses limites. Les erreurs de manipulation arrivent vite. C’est pour cette raison que les entreprises sont encouragées à utiliser un logiciel de planification d’horaires spécifiques. Il existe plusieurs programmes capables de réaliser cette tâche, mais l’idéal serait d’opter pour un outil simple. L’interface devrait être la plus pratique possible pour que la manipulation se fasse intuitivement. Cependant, derrière cette simplicité, d’importantes données pourront être récoltées et analysées en vue d’améliorer la Gestion des Ressources Humaines.
Penser aux heures collectives et individuelles
Chaque employé a ses préférences parmi les nombreuses tâches qu’il peut accomplir au sein de la société. Le dirigeant doit prendre compte de ces détails pour la planification des heures de travail. Prenons l’exemple d’une entreprise de transport. Certains conducteurs préfèrent travailler la nuit. Dans la même occasion, d’autres chauffeurs veulent à tout prix rentrer auprès de leurs familles tous les soirs. Sachez aussi que la planification devrait prendre en compte la situation de chaque employé. Normalement, un traitement égalitaire doit être maintenu même si les célibataires ont davantage de dévouement pour le travail. Enfin, la flexibilité d’horaire est un autre paramètre que le gestionnaire des ressources humaines doit tenir en compte. En effet, les aléas arrivent toujours même si tout semble être parfaitement huilé. Important : la possibilité de reporter des heures est délimitée par la loi si elle émane de l’entreprise, mais tout se discute.
